Y después de contarte un poco porque he llegado a este título, a continuación, te listo como puedes hacer tus reuniones del COPASST de forma rápida y efectiva:

1. Ten claro el cronograma de la reunión. Para esto te será útil el siguiente que te proponemos:

a. Verificación del Quórum. Siempre identifica que tienes a las personas correctas, el representante por parte de los trabajadores y el representante por parte de la empresa. Los suplentes si pueden participar será excelente, en caso contrario no te preocupes y avanza con los principales.

b. Seguimiento a compromisos del acta anterior. Siempre debes revisar que sucedió en el acta anterior. No puedes dejar que se pasen tres meses seguidos con los mismos compromisos incumplidos, esto no hablará muy bien de la gestión del Comité o del Vigía.

c. Casos y estadísticas de accidentalidad. Cuanto realices la reunión es importante tener esta información a la mano (confírmala con anticipación). Para facilitarte este punto recuerda pedir al área de recursos humanos esta información con anticipación y recordarles que siempre que suceda una incapacidad por accidente de trabajo que por favor te mantengan informado. Así podrás acompañar la investigación de accidente de manera oportuna.

d. Casos y estadísticas de enfermedad laboral. Si dentro de tu empresa se están llevando casos de enfermedad laboral es importante tener esta información clara, o si esta en curso. Esto te servirá para hacer seguimiento a las recomendaciones medicas emitidas por la eps o ARL para validar que el trabajador las esté cumpliendo, así tendrás un Comité propositivo.

e. Casos y estadísticas de ausentismo laboral por enfermedad de origen común. Cuando analizas el indicador de ausentismo por enfermedades de origen común, como una gripa, un dolor de estómago, dolor de cabeza, dolores musculares entre otros, te darás cuenta que puede haber algo que se repite, es en ese momento donde encontraras que puedes hacer algo por tus compañeros de trabajo y prevenir que dicha situación se siga presentando.

f. Solicitudes de los trabajadores al COPASST o Vigía SST. En este campo registras las solicitudes que te han realizado los trabajadores, ya sea a través de un buzón, correo, verbal, ect, con el fin de tramitar la solicitud ante el área encargada de ayudarte con la solución. Ten presente soluciones viables que se puedan ajustar a la naturaleza y situación económica de la empresa.

g. Estado del SG-SST. En este punto es importante validar en que estado se encuentra el SG SST, para saber que porcentaje se obtuvo en la última autoevaluación, así sabrás si esta en fase de diseño, implementación o mantenimiento.

h. Resultados de la gestión del COPASST o Vigía SST. En este campo mostraras con lujo de detalle la gran gestión que han desarrollado como Comité, alardearan de las campañas que han compartido entre los trabajadores, las charlas de seguridad que han podido compartir gracias a la ayuda de la ARL, los actos y condiciones inseguras que han podido evidenciar y como han llevado a la empresa a un ambiente de trabajo más seguro y saludable.

i. Temas, comentarios e intervenciones generales. Ya habiendo llegado a este punto, no puedes olvidar contarle a tus compañeros las ultimas actualizaciones legales en materia de Riesgos Laborales, tal ves puedas compartir puntos de la Resolución que reglamente el COPASST (te dejo de tarea que las investigues 😊 ). Si tienes algo adicional que consideras importante de competencia del Comité puedes mencionarlo en este punto, ya que es el momento, sin embargo, se breve.

2. Una vez conoces el cronograma de tu reunión debes preparar cada punto con anticipación para que al momento de realizar la reunión no tengas que divagar en la búsqueda de la información, así lograras llevar el cronograma con rapidez.

3. Ya concluidos los puntos de tu cronograma, no olvides dejar por escrito los compromisos de cada participante en la reunión, con fecha de ejecución y programada en el calendario para evitar que pasen tres meses con los mismos compromisos.

4. Y finalmente dejas un campo para las firmas de los asistentes. Si la reunión es virtual, tendrás que buscar la mejor estrategia para evidenciar la participación de cada miembro del Comité.

Si después de preparar la información y llevar la reunión por el camino correcto no logras realizar la reunión en 10 minutos, por favor vuelve a intentarlo, el próximo mes será más fácil.

Recuerda que “la diciplina tarde o temprano vencerá la inteligencia” Yokoi Kenji.

Si llegaste a este punto, solo basta que descargues el formato guía para desarrollar tus reuniones de COPASST o Vigía SST. Y si tienes algún comentario que aporte valor por favor déjanos conocerlo, será de mucha ayuda para complementar este post.